社員面談の仕方

社員面談の準備

場所の確保

社員面談で部下とじっくり話をするためには、他の社員や電話に邪魔されない落ち着いた場所の確保が重要となります。あらかじめ会議室等話ができる場所を確保しておきましょう。

また、もしも社内に適切な場所がない場合は、近所の喫茶店、ホテルのロビーなど、皆さんそれぞれ場所を工夫して面談に取り組んでくださっています。

面談の前準備

部下に対して『認めたいこと』『聞きたいこと』『指摘したいこと』『アドバイスしたいこと』などをまとめておきましょう。
限りある時間を有効に使うこと、その面談の成果を出すためには「あらかじめ」これらについて考え、まとめておくことが重要です。

社員面談にかける時間

私は社員面談の時間は30分〜60分をお勧めしています。けれども「とてもそんなに時間がもたない」というお声をよく耳にします。

もしも社員との話が10分〜15分で終ってしまうとしたら、おそらくそれは、相手の話がしっかり聴けていない、抽象的な話で終わってしまっているなど、何らかの改善が必要な点があります。社員面談は、一人ひとりにタップリ時間をかけておこなってください。

社員面談のストーリー

社員面談をする場合は、あらかじめストーリーを考えておくことが大切です。それは例えば次のような手順です。

社員面談の手順

1.話しやすい雰囲気作り

自分も、部下も、やはりちょっと構えてしまう、何となく緊張してしまいがちな社員面談。こんなときいきなり「エー、君は・・・」などと話し始めたら、その場の雰囲気も硬いまま、“本音で話せるいい時間”の共有ができません。

部下が面談の部屋に入ってきたら、「忙しいとこ、悪いね」「お疲れ様」などの言葉掛けから始めましょう。もちろん、笑顔です。

そして次に、「熱い（寒い）よね」「昨日は○○ありがとう」「この頃、△△どう？」と、身近な事を話題にしましょう。

2.面談の趣旨を伝える

3.本題

この2と3の手順は、その面談の位置づけ、目的によって当然変わってきます。

1.コミュニケーションを図るのが目的の面談の会話例

2.目標設定面談の場合の会話例

3.評価面接

「じゃあ、まず、このシートに書かれている内容について、
○○君のやってきたことと君の判断を聞かせてくれる？」

4.その他の話題

予定していた主な話ができたなら、その他、この機会に普段じっくりできていない話をしましょう。
「ほかに、何か今気になっている事ない？」
「一度△△について君の意見聞きたかったんだけど」
「××の件、ちょっと気になっているんだけど」
「最近、体の方、ちゃんと気をつけてる？」
「そうそう、実家のお父さんこの頃どう？お体の方。」

5.締めくくり（感謝と期待）

「今日話したこと、確認してみようか。」「今日は、よかった。話が聴けて。」「忙しい中ありがとう。」「またこういった時間を持ちたいね。」

大切なこと

せっかく面談の機会を持っても、ふたりの関係が冷え切ったものだったり、お互いに不信感を持っていたとしたら、いくらその場で話をしようと思っても部下はちょっとやそっとでは心をを開いてくれません。

（ここでは一言で済ませることになり申し訳ないのですが）日頃から信頼関係を築いていただくこと、それが社員面談を成功させるうえでの基本となります。